Gjestedata i restaurant: hva trenger dere å lagre?
Skill reservasjonsdata fra varige gjesteprofiler og markedsføring. Praktisk gjennomgang av nødvendige felt, tilgang, allerginotater og sletting.
Finn svaret du trenger
En bordbestilling trenger nok opplysninger til at restauranten kan finne reservasjonen og kontakte gjesten. Det betyr ikke at alle opplysninger bør følge gjesten for alltid. Skill dagens service, eventuell senere oppfølging og markedsføring som egne formål.
Begynn med feltene dere allerede bruker
| Opplysning | Spørsmålet restauranten må svare på |
|---|---|
| Navn og kontaktmåte | Hva trenger vi for å kjenne igjen og kontakte bestilleren? |
| Dato, tid og antall | Hvordan følger vi opp endringer og avbestilling? |
| Praktisk ønske | Gjelder det dette besøket eller en senere avtalt bruk? |
| Allergi knyttet til en person | Trenger vi opplysningen, hvem må se den, og har vi grunnlag for bruken? |
| Besøkshistorikk | Hvilket konkret formål krever at vi beholder historikken? |
| Markedsføring | Har vi et separat grunnlag for å bruke kontakten til dette? |
Datatilsynets personvernprinsipper krever blant annet at opplysninger begrenses til det nødvendige og ikke lagres lenger enn formålet krever. En fast, udokumentert «lagre alt»-rutine er derfor et dårlig utgangspunkt.
Allerginotat er noe annet enn menyens allergener
«Retten inneholder melk» beskriver maten. «Denne navngitte gjesten har melkeallergi» kan være en helseopplysning. Datatilsynet forklarer at særlige kategorier personopplysninger har egne vilkår. Ikke legg til grunn at vanlig reservasjonsgrunnlag automatisk dekker alle slike notater.
La en ansvarlig avklare hva dere faktisk trenger og hvilket grunnlag som gjelder før dere oppretter permanente profiler. En rutine for trygg servering kan kreve dialog med kjøkkenet uten at diagnoser, private beskrivelser eller omfattende helsehistorikk lagres i bookinglisten.
Fordel tilgang etter oppgaven
Verten trenger oversikt over ankomst og bord. Kjøkkenet trenger relevante avklaringer om måltidet. Den som gjør opp et selskap trenger avtalen og betalingsgrunnlaget. Alle trenger ikke eksport av hele gjesteregisteret.
Unngå personlige kommentarer om gjesters væremåte. Skriv eventuelle nødvendige notater nøkternt og konkret, med en tydelig grunn. Kontroller delte nettbrett, utskrevne lister og hvem som har tilgang etter at et arbeidsforhold er avsluttet.
Eksempel på en nyttig opprydding
En restaurant har et fritekstfelt som kopieres til alle fremtidige besøk. Der ligger gamle bordønsker, opplysninger om tidligere selskap og private allerginotater. Restauranten går gjennom formålene, fjerner unødvendig innhold og skiller besøksnotater fra eventuelle opplysninger det finnes grunnlag for å beholde.
Oppryddingen må også omfatte eksportfiler og papir. Å slette en profil i systemet hjelper lite dersom hele registeret ligger i en privat regnearkmappe uten kontroll.
Avtal sletting og håndtering av henvendelser
Dokumenter hvilke opplysninger som lagres, hvorfor, hvem som kan se dem og når behovet opphører. Ulike opplysninger kan ha ulike formål og oppbevaringskrav; et regnskapsbilag er ikke det samme som et serviceønske. Ikke bruk én vilkårlig slettefrist for alt.
Test at dere kan finne en gjests opplysninger, korrigere feil og håndtere en anmodning om innsyn eller sletting. Leverandørens funksjoner fritar ikke restauranten fra å avklare ansvar. Ved bytte av system må også eksport og avslutning av gamle tilganger håndteres.
Se systemkravlisten og allergenguiden.
Neste steg
Vil du vite mer om Medr for din restaurant?
Medr er et produktkonsept under utvikling. Meld interesse for mer informasjon; funksjoner, pris og leveringstid er ikke bekreftet.