Bekreftelse av bordreservasjon: mal og endringer
Bruk en konkret mal for bordreservasjon med dato, antall, bordtid og endringslenke. Skill bekreftet bord fra mottatt forespørsel.
Finn svaret du trenger
En reservasjonsbekreftelse skal svare på om gjesten faktisk har et bord, når besøket starter, hvor det skjer og hvordan bestillingen endres. Send den først når kapasiteten er sikret. En mottatt selskapsforespørsel er ikke en bekreftet reservasjon.
Mal for en vanlig bordreservasjon
Eksemplet under er oppdiktet og kan tilpasses restaurantens avtale. Sett inn reell adresse og fungerende endrings- eller kontaktlenke før teksten brukes.
Bordet er bekreftet for 4 personer fredag 30. oktober klokken 18:00 hos Restaurant Eksempel. Bordet er deres til klokken 19:45. Du finner oss på adressen oppgitt i bestillingen. Bruk lenken i denne meldingen hvis antallet endres eller dere må avbestille. Ta kontakt hvis dere blir forsinket, så avklarer vi hva som er mulig.
Legg til konkrete betalings- og avbestillingsvilkår dersom de gjelder. Slike vilkår skal også ha vært tydelige før bestillingen ble fullført; en bekreftelse er ikke et godt sted å introdusere et uventet gebyr.
Kontroller innholdet før meldingen sendes
| Felt | Vanlig feil | Kontroll |
|---|---|---|
| Restaurant og sted | Flere avdelinger bruker samme avsender | Vis riktig stedsnavn og adresse |
| Dato og tid | Bare «fredag» eller en tvetydig dato | Vis dato og klokkeslett samlet |
| Gjesteantall | Endret antall står bare i notat | Bruk siste bekreftede antall |
| Bordtid | Sluttid dukker opp først ved ankomst | Gjenta avtalt sluttid |
| Endring og avbestilling | Lenken gir bare en generell kontaktside | Test handlingen fra gjestens mobil |
| Status | «Vi har mottatt bestillingen» tolkes som bord | Skriv tydelig «bekreftet» eller «forespørsel mottatt» |
Ikke skriv at et ønske om vindusbord eller en menytilpasning er bekreftet før restauranten har godkjent det. Skill «ønske registrert» fra «dette leverer vi».
Når en reservasjon endres
Ved flytting fra 18:00 til 19:00 bør bekreftelsen vise det nye tidspunktet og gjesteantallet. Avklar om bordtiden og vilkårene også endres. Stopp gamle påminnelser slik at gjesten ikke får to ulike oppmøtetider.
En intern note er ikke nok. Se at den nye beskjeden er sendt til riktig kontakt, og at bordet faktisk er flyttet i kapasiteten. Ved endring av depositum må avtale og betaling behandles i tillegg til kalenderen; bruk gruppebooking og depositum.
Påminnelse før besøket
En kort påminnelse bør gjenta tid, antall og enkel avbestilling. Velg tidspunkt slik at restauranten rekker å bruke plassen på nytt. Det finnes ikke ett riktig antall timer for alle konsepter: et vanlig tomannsbord og et stort selskap krever ulik oppfølging.
Unngå å sende allergiopplysninger eller andre personlige notater i en SMS som kan vises på en låst skjerm. Kontakt gjesten gjennom en egnet kanal når tilpasninger må avklares.
Test hele endringskjeden
Lag én testbooking i et testmiljø, endre antallet, flytt tiden og avbestill til slutt. Kontroller bookingliste, utsendt bekreftelse, planlagt påminnelse og at siste bord frigis. Test også en feilskrevet e-postadresse: ansatte må kunne oppdage at meldingen ikke nådde frem og rette kontaktinformasjonen.
Se avbestilling for hva som skal skje etter gjestens klikk.
Neste steg
Vil du vite mer om Medr for din restaurant?
Medr er et produktkonsept under utvikling. Meld interesse for mer informasjon; funksjoner, pris og leveringstid er ikke bekreftet.