Bookingsystem for restaurant: krav, kostnader og test

Hvilken type løsning trenger restauranten?

Skill mellom gjestens bestilling og arbeidsverktøyet i restauranten. En bookingwidget tar imot bestillinger på nettsiden. Et reservasjonssystem fordeler kapasiteten og gir ansatte oversikt. En markedsplass kan i tillegg formidle gjester. Samme leverandør kan tilby flere av delene; avklar hva tilbudet faktisk omfatter.

Ikke betal for flere funksjoner enn dere kan bruke. Men unngå en løsning som krever en separat papirliste for å vite hvilke bord som egentlig er ledige. Bordsetting og kjøkkenets kapasitet avgjør ofte mer enn antall stoler.

Kravliste til en leverandørgjennomgang

Be om å få utføre testen selv med oppdiktede gjester. Noter resultat, begrensning og hvem som skal følge opp. Et muntlig «det støtter vi» er et åpent spørsmål frem til dere har sett hvordan det virker i deres oppsett.

Last ned kravlisten som CSV og legg til egne krav. Bruk samme situasjoner hos alle leverandører. En enkel vurdering er «vist», «krever tillegg», «ikke støttet» eller «må avklares». Kritiske mangler skal ikke skjules av en høy samlet poengsum.

Eksempel: 18 ledige seter, men ingen plass til åtte

Seks tomannsbord og ett sekserbord gir 18 seter. Det betyr ikke at åtte gjester får plass sammen: bordene kan stå langt fra hverandre eller være reservert i deler av besøket. Systemet må regne på en tillatt kombinasjon for hele bordtiden, inkludert klargjøring før neste selskap.

Test også at tomannsbordet som inngår i en åtterkombinasjon ikke blir solgt separat. Steng terrassen i testen og undersøk om reservasjoner flyttes kontrollert eller bare gjør innekapasiteten overbooket.

Hva koster et bookingsystem for restaurant?

Be om et skriftlig tilbud som viser abonnement, oppstart, opplæring, meldinger og eventuelle bestillings- eller gjestegebyrer. Avklar hvilke kanaler gebyret gjelder for, om avbestillinger belastes, og om beløpene er oppgitt med eller uten merverdiavgift. Betalingskostnader og ekstra lokasjoner kan komme i tillegg.

Dette er et oppdiktet regneeksempel, ikke Medr-priser eller et markedsgjennomsnitt. To tilbud sammenlignes over 12 måneder på samme avgiftsgrunnlag:

A har lavere månedspris, men høyere kostnad ved dette volumet. Uten oppstartskostnaden blir A billigere under 1 440 belastbare reservasjoner i året: forskjellen i abonnement er 7 200 kr, delt på 5 kr. I første år er grensen 840, fordi oppstarten også må dekkes. Kontroller samtidig at tilbudene løser de samme oppgavene.

Avklar data og oppsigelse før dere bytter

Spør om bindingstid, automatisk fornyelse, oppsigelsesfrist og dataeksport. En eksport bør kunne prøves før kontrakten inngås. Avklar hva dere kan ta med av fremtidige reservasjoner, betalingsreferanser og nødvendige kundedata, og hvem som sletter data ved avslutning.

Restauranten må ha gyldig grunnlag for opplysningene den bruker. Følg Datatilsynets personvernprinsipper. Bruk ikke ekte allergiopplysninger i en leverandørdemo.

Slik innfører dere løsningen uten to parallelle bookinglister

1. Registrer alle fremtidige reservasjoner og kontroller tidspunkt, antall og eventuelle avtaler.
2. Avtal et tydelig byttetidspunkt. La én person eie kontrollen av bestillinger som kommer under overgangen.
3. Test mobilbestilling, endring og avbestilling på den faktiske nettsiden.
4. Tell reservasjonene før og etter. Kontroller de største selskapene enkeltvis.
5. La vert og en kollega gjennomføre første service med en avtalt reserveprosedyre.

Medr er et produktkonsept under utvikling. Guiden kan brukes til å vurdere løsninger som finnes i markedet nå. En interesseregistrering hos Medr er ikke bestilling av et ferdig bookingsystem.