Bordsetting i restaurant: planlegg to runder uten kollisjon

Bordsetting er fordelingen av gjester på bord og tidspunkt gjennom en service. To bordsettinger betyr at samme bord brukes av to selskaper etter hverandre. Det er ikke nok at restauranten har åpningstid til to måltider: første selskap må også rekke betaling og avreise før bordet klargjøres.

Regn bakover fra neste reservasjon

Bruk denne sammenhengen for hvert bord:

Neste ankomst = første ankomst + avtalt bordtid + klargjøringsbuffer.

Bordtid bør beskrive perioden frem til gjesten forlater bordet, slik at betaling ikke kommer som en uventet ekstra aktivitet. Bufferen dekker rydding, ny oppdekking og nødvendig slakk. Tallene under er planleggingsantakelser, ikke en standard for alle restauranter.

Hvis kjøkkenet stenger for nye bestillinger klokken 21, kan siste rad gi et annet menyvalg enn første rad. Bruk derfor siste bestillingstid og konseptets måltidslengde som kontroll, ikke bare restaurantens stengetid.

Eksempel med 48 seter

Restauranten har åtte tomannsbord og åtte firemannsbord: 16 bord og 48 seter. Hvis alle bord kan brukes to ganger, er den teoretiske kapasiteten 96 gjester. Men åtte par ved firemannsbord bruker bare halvparten av setene der. To runder med samme selskapsfordeling gir da 64 gjester, selv om alle 16 bord er opptatt.

Derfor bør dere planlegge bordkombinasjoner og selskapsstørrelser, ikke selge 96 plasser ukritisk. Hold de bordene som kan settes sammen tilgjengelige for grupper bare når det er praktisk mulig. Se bordplan.

Fordel ankomstene gjennom kvarterene

48 gjester som ankommer 17:30 gir en annen belastning enn 16 klokken 17:30, 16 klokken 17:45 og 16 klokken 18. Kapasiteten i lokalet er lik, men mottak, drikke og første bestilling kommer mer samlet i det første tilfellet.

Avtal med kjøkken og servering hvor mange gjester dere kan ta imot per kvarter. Når grensen er nådd, tilby neste tidsrom selv om bordene står tomme akkurat nå. En stor gruppe kan kreve en egen grense fordi ordrene kommer samlet. Kjøkkenkapasitet og bordplan viser hvordan dere vurderer dette.

Fortell gjesten om bordtiden før bestilling

Et tydelig eksempel er: «Bordet er deres fra 17:30 til 19:15. Neste selskap kommer 19:30.» Vis sluttid der gjesten velger tidspunkt og gjenta den i bekreftelsen. Ikke la gjesten oppdage begrensningen først ved dessertbestillingen.

Hvis gjesten ønsker et langt måltid, bør dere tilby en tid eller sone med bedre margin. Bordtid skal kunne forklares ut fra det besøket dere tilbyr.

Når første selskap blir forsinket

Skill mellom sen ankomst, sen matservering og at gjesten blir sittende etter avtalt sluttid. Årsaken avgjør hva som er en rimelig løsning. La verten ha ansvar for kontakten med neste selskap og for å finne alternativt bord. Ikke flytt neste reservasjon lydløst i systemet.

Før en kort logg i en prøveuke: planlagt og faktisk avreise, klargjøringstid og minutter neste selskap ventet. Juster tidsrom som stadig blir for trange. Bruk bordkapasitetsplanleggeren som overslag, og kontroller alltid resultatet mot de enkelte bordene.

Kortere lunsj og dager med ekstra trykk

Ved lunsj må bordtiden passe det måltidet dere faktisk tilbyr. Se på tid til bestilling, produksjon, spising og betaling før dere åpner korte intervaller. På merkedager med ekstra mange reservasjoner kan færre menyvalg og forskjøvede ankomster være aktuelle, men prøv planen med kjøkken og servering først. En kalender full av like klokkeslett er ikke dokumentasjon på at kapasiteten holder.