Depositum når restaurantreservasjonen flyttes
Hold reservasjon, innbetalt depositum og eventuell tilbakebetaling sammen når gjesten endrer dato eller antall.
En gruppe har betalt depositum til en middag, men flytter reservasjonen til en ny dato. Dersom verten bare oppretter en ny booking, kan innbetalingen bli liggende på den gamle. Gjesten risikerer å bli bedt om å betale igjen, mens restauranten mister oversikten over hva den nye reservasjonen faktisk har til gode.
Start med å skille endringen i bordplanen fra endringen i betalingsgrunnlaget. Begge må følges opp, men en ny dato betyr ikke automatisk ny betaling eller tilbakebetaling. Hva gjesten har krav på, må vurderes ut fra avtalen og den konkrete endringen.
Finn den opprinnelige avtalen først
Kontroller reservasjonsreferanse, innbetalt beløp og vilkårene gjesten fikk ved bestilling. Noter om endringen gjelder dato, gruppestørrelse eller meny. En gruppe på åtte som blir til seks kan trenge en annen avklaring enn en uendret gruppe som kommer én uke senere.
| Hendelse | Hva som må være synlig |
|---|---|
| Reservasjonen flyttes | Kobling mellom gammel og ny dato |
| Depositum videreføres | Opprinnelig betaling og nytt bruksgrunnlag |
| Deler tilbakebetales | Beslutning, beløp og betalingsreferanse |
| Nytt beløp kreves | Hva som er endret og hva gjesten har godkjent |
Unngå å føre en intern flytting som en ny bankinnbetaling. Bruk en arbeidsmåte som beholder historikken og gjør det klart hvor pengene opprinnelig kom fra. Avklar bokføringen med regnskapsansvarlig dersom flyttingen påvirker dokumentasjon eller rapportperiode.
Gi vert og servering samme beskjed
Gjesten bør få en samlet bekreftelse med ny dato, antall og status for depositumet. De ansatte trenger en kort, tydelig opplysning ved ankomst: hvilket beløp som allerede er betalt, og hvordan det skal håndteres når regningen avsluttes.
Test situasjonen der en annen ansatt tar imot gruppen. Kan vedkommende finne betalingsstatus uten å lese en lang e-posttråd? Hvis ikke, er endringen bare delvis gjennomført. Ha også en ansvarlig for eventuelle uavklarte differanser.
Kontroller oppgjøret etter besøket
Sammenhold depositumet med den endelige regningen og eventuell ny betaling. I et forenklet eksempel er regningen 8 000 kroner og tidligere depositum 2 000 kroner. Resten er da 6 000 kroner, før eventuelle andre avtalte endringer. Ikke tell depositumet som ny betaling en gang til.
Bruk guiden til dagsoppgjør når betalingssporet kontrolleres. Hvis dere vurderer Medr, ta med dette flytteforløpet i en gjennomgang av reservasjonsarbeidet. Da tester dere et avvik som faktisk kan skape dobbeltarbeid, og kan avklare hvilke steg løsningen støtter før den tas i bruk.
Neste steg
Vil du vite mer om Medr for din restaurant?
Medr er et produktkonsept under utvikling. Meld interesse for mer informasjon; funksjoner, pris og leveringstid er ikke bekreftet.