Fra restaurantbetaling til regnskap i ReAI

For en restaurant er det nyttig å koble reservasjoner til økonomien, men et bord som er markert betalt, er ikke en full avstemming. Avklar hvilke opplysninger som skal følge fra Medr til kasse og regnskap, og hvem som håndterer avvik.

Den konkrete integrasjonen må avklares for oppsettet deres. Ikke legg til grunn at alle betalingstyper eller korreksjoner overføres automatisk bare fordi systemene kan kobles sammen.

Hvilket system skal svare på hvilket spørsmål?

Del bare de gjesteopplysningene som trengs for formålet. Økonomi trenger ikke alle notatene som verten bruker under besøket.

Eksempel: depositum som brukes på regningen

Et selskap har betalt 1 000 kroner på forhånd. Etter besøket er regningen 6 500 kroner. Gjestene betaler de resterende 5 500 kronene med kort.

Oppgjøret må forklare 6 500 = 1 000 tidligere betalt + 5 500 betalt nå. Depositumet skal ikke telles som en ny betaling samme kveld. Hvis kortleverandøren trekker et gebyr før utbetaling, må også det forklares separat.

Eksemplet gjelder et beløp som etter avtalen brukes på regningen. Ved avbestilling eller uteblivelse må rett til å beholde beløpet og den regnskapsmessige behandlingen vurderes særskilt.

Prøv tre saker før vanlig drift

• Et vanlig besøk uten forskudd, der hele regningen betales én gang.
• Et besøk med tidligere innbetaling og restbetaling ved bordet.
• En korrigering eller refusjon etter at dagsoppgjøret er avsluttet.

Følg hver sak fra reservasjon til dokumentasjon og oppgjør. Kontroller at en ny overføring av samme hendelse ikke gir dobbelt salg eller dobbelt betaling. Avtal også hva ansatte skal gjøre hvis forbindelsen mellom systemene er nede.

ReAI og regnskapsfører har ulike roller

ReAIs kassasystem er et relevant utgangspunkt for salg og oppgjør. ReAI skal ikke utlede regnskapsbehandlingen av en uklar reservasjonsstatus alene.

Hvis restauranten trenger hjelp til å sette opp eller kontrollere rutinene, kan Aiak bistå med kasse og regnskapsarbeid . Det er et separat tjenestebehov, ikke dokumentasjon på at en teknisk integrasjon er ferdig.

Fortsett med den praktiske oppgjørsrutinen

Se dagsoppgjør for restaurant og bordstatus . Når dere melder interesse for Medr , beskriv hvilke systemer dere har og hvilken del av oppgjøret som krever mest manuelt arbeid.

Kilder og metode

For krav til kassasystem og dagsoppgjør, se Skatteetatens veiledning om kassasystemer . Regnskaps- og avgiftsbehandling må avklares ut fra den faktiske betalings- og oppgjørsflyten.

For behandling av reservasjons- og gjesteopplysninger, se Datatilsynets råd om kunderegistre . Restauranten bør bare samle nødvendige opplysninger, holde dem korrekte og slette dem når formålet ikke lenger gjelder.